Je collega buiten de werkuren kunnen bereiken: soms komt het goed van pas. De keerzijde van de medaille is wel dat diezelfde collega van 9 tot 5 minder aandachtig werkt daardoor. Dan lijkt het ‘recht op deconnectie’ plots toch niet zo slecht voor je onderneming. Wat is eigenlijk het effect van digital overload op productiviteit, en hoe maak je van de nieuwe arbeidsdeal precies een win-win?
HET PROBLEEM: ONS BREIN
Je kent het wel: je zit net neer aan tafel wanneer je je scherm ziet oplichten. “Zeg, nog een kleine vraag over die presentatie van morgen: …” Je antwoordt vlug, maar wanneer je je gsm wil wegleggen, trekt het rode bolletje naast je mails je aandacht. Nog héél snel even piepen. En voor je het weet, heb je de helft van het gesprek gemist. Leg het nu maar uit!
We hebben allemáál al in afwachting gestaard naar ons scherm, wetende dat die vinkjes nu echt élk moment van kleur kunnen veranderen als de ander online is. Het gepingel van een binnenkomend bericht, een notificatie die over je scherm rolt: we kunnen er niet aan weerstaan. Het novelty seeking systeem van ons brein zorgt ervoor dat we actief op zoek gaan naar nieuwigheden, hoe klein ze ook zijn. Een geluid of een kleur is al genoeg om ons te triggeren. Dat systeem is ook de reden waarom we onze smartphone zo vaak vastpakken: gewoon al maar in de hoop op een nieuwe trigger. Niet zo productief, natuurlijk.
Het novelty seeking systeem werkt trouwens met beloningen, in de vorm van dopamine. Zo wordt het al snel verslavend om je mails of berichten te checken als er telkens iets nieuws te ontdekken valt. En wie via verschillende kanalen bestookt wordt met informatie of vragen, kan er simpelweg niet aan ontsnappen. Op de duur kunnen die beloningen zelfs omslaan in stress: de fameuze Fear Of Missing Out.
Van overprikkeling tot concentratieproblemen (en de bijbehorende schaamte) of zelfs burn-out: de gevolgen van digital overload kunnen desastreus zijn voor werknemer én -gever.
Digital detox als antwoord op digital overload is het equivalent van je chauffage een paar graden lager zetten om te besparen op je energierekening: obvious, maar niet écht nuttig.
DIGITAL DETOX (ALLEEN) IS GEEN OPLOSSING
Als je dit allemaal leest, ben je al snel geneigd om te denken: goed, weg ermee! Digital detox dan maar? Dat is eerlijk gezegd net zo efficiënt als de ‘oplossing’ om je chauffage een paar graden lager te zetten zodat je kan besparen op je energierekening. Je bent er niet écht mee geholpen. We kunnen nu eenmaal niet meer zonder digitale communicatie. It’s here to stay.
Natuurlijk is het een goed idee om je smartphone soms gewoon weg te leggen (zeker voor het slapen), of om bewust minder doelloos te scrollen. Zo wordt je novelty seeking systeem niet continu getriggerd en ben je minder ‘in de ban’ van je schermen. Bewustwording hierover op de werkvloer is een goede start, maar laat je acties daar vooral niet stoppen.
De échte oplossing: goede afspraken
Ons brein zit nu eenmaal op een bepaalde manier in elkaar. Dat kunnen we niet veranderen. Het is aan de werkgever om iets anders te voorzien waar het brein van houdt: duidelijkheid. Heel concreet vertaalt zich dat naar, onder andere, afspraken over wanneer en hoe je welke communicatiekanalen gebruikt. Anders lijkt alles even belangrijk en dringend.
Maak bijvoorbeeld samen met je team een communicatiematrix waarop je zowel de online als offline communicatiemiddelen mapt volgens dringendheid en belangrijkheid. Wanneer iedereen deze matrix kent, neemt dit al een pak FOMO en stress weg. Want dan is het meteen duidelijk of iemand al dan niet (snel) moet antwoorden op een bericht.
Ruil FOMO in voor JOMO: the joy of missing out.
Een andere afspraak kan zijn om bepaalde afkortingen in subjectlines van e-mails te gebruiken. FYI (for your information) ken je waarschijnlijk al: handig om informatie door te spelen, zonder dat er een antwoord verwacht wordt. FYA (for your answer) maakt dan weer meteen het omgekeerde duidelijk. Een super korte boodschap via mail sluit je idealiter af met (EOM): end of message. Zo hoeft de ontvanger de notificatie zelfs niet open te klikken, wat voorkomt dat het novelty seeking systeem verder getriggerd wordt.
Blijf je brein de baas
Digitale communicatie en technologie zijn niet de vijand. Ze vergemakkelijken ons leven net, zolang we er goed mee omgaan. Vergelijk het met een hond die je in huis neemt. In het begin gaat de hond eerder wandelen met jou. Pas wanneer je leert om goed om te gaan met je nieuwe gezinslid, ga jíj́ wandelen met de hond. En niet omgekeerd.
Als werkgever is het dus je taak om duidelijke afspraken uit te tekenen over communicatie en het recht om offline te zijn. Liefst niet omdat het moet, maar wel omdat zowel het bedrijf als de werknemers er wel bij varen. Digitaal welzijn vermindert stress en verhoogt net de productiviteit. Een win-win van jewelste. Ga er dus onmiddellijk mee aan de slag, voordat je afgeleid wordt door de eerstvolgende notificatie.
Kan je hulp gebruiken om het abstracte ‘recht op deconnectie’ verder te vertalen naar de praktijk en in te voeren bij jouw bedrijf? Neem gerust contact op voor meer informatie, opleiding, tools en concrete tips – online of offline, aan jou de keuze.
