Categorieën
Hybrid Working Wellbeing

Maak het recht op deconnectie concreet

MAAK HET 'RECHT OP DECONNECTIE' CONCREET

3 ZAKEN OM REKENING MEE TE HOUDEN

De voorbije weken stonden bij How’s Work? helemaal in het teken van het ‘recht op deconnectie’. Organisaties zijn dan ook druk in de weer met het uitrollen van vormings- en sensibiliseringsacties om dat abstracte recht op deconnectie concreet te maken. En terecht! Als je naar de cijfers kijkt, zie je dat de nood aan deconnecteren (om beter te connecteren) hoger is dan ooit. Om er enkele te noemen:

  • Meer dan zes op de tien (64 %) Belgen heeft op dit moment moeite om te deconnecteren van het werk. (Waarvan 17% – één op de zes – zijn werk nooit vergeet).
  • 46% van de Vlamingen maakt wekelijks overuren.
  • En de gemiddelde Vlaming spendeert 3u08van zijn/haar dag op de smartphone.

Dit maakt dat ‘digital wellbeing’ hoog op de prioriteitenlijst komt te staan van HR. We moeten aan de slag met dit topic van de nieuwe arbeidsdeal, en dé vraag is natuurlijk: hoe moet je dat ‘deconnecteren’ precies implementeren?

Wij deden bij How’s Work voor jou alvast het opzoekwerk – graag gedaan!

LAAT JE LEIDEN DOOR DE WETENSCHAP

Liefst laat je je leiden door wat de wetenschap te zeggen heeft over hippe begrippen zoals technostress, hyperconnectiviteit en digitale detox. En uit die wetenschap halen wij  3 zaken waar je best rekening mee houdt bij het nemen van deconnectie-acties voor jouw team of organisatie 

Digital detox als antwoord op digital overload is het equivalent van je chauffage een paar graden lager zetten om te besparen op je energierekening: obvious, maar niet écht nuttig.

#1 integrators vs seperators

De werk-privé grens wordt niet door elke werknemer op dezelfde manier getrokken. De meesten bevinden zich op een continuüm tussen ‘𝘀𝗲𝗽𝗲𝗿𝗮𝘁𝗼𝗿𝘀’ (bv. “Ik zet mijn werktelefoon ’s avonds uit en die gaat ’s ochtends pas terug aan”) en ‘𝐢𝐧𝐭𝐞𝐠𝐫𝐚𝐭𝐨𝐫𝐬’ (bv. “Ik stop om 16u om mijn kinderen van school te halen en werk ’s avonds nog door”). Je eigen voorkeuren kennen en de verschillende voorkeuren binnen een team bespreekbaar maken, is een goede vertrekbasis voor concrete acties.

#2 DRIE VORMEN VAN DECONNECTIE

Acties rond digitaal deconnecteren zijn noodzakelijk, maar ook niet voldoende. Natuurlijk is het sterk om je telefoon ’s avonds fysiek weg te leggen, maar dat betekent nog niet dat je ook echt ‘unplugged’ bent van je werk. Gesprekken, taken en deadlines kunnen blijven hangen in je hoofd. Daarom is het belangrijk om naast acties rond 𝐝𝐢𝐠𝐢𝐭𝐚𝐚𝐥 𝐝𝐞𝐜𝐨𝐧𝐧𝐞𝐜𝐭𝐞𝐫𝐞𝐧 ook de nodige handvaten te voorzien om 𝐩𝐬𝐲𝐜𝐡𝐨𝐥𝐨𝐠𝐢𝐬𝐜𝐡𝐞 𝐞𝐧 𝐞𝐦𝐨𝐭𝐢𝐨𝐧𝐞𝐥𝐞 𝐝𝐞𝐜𝐨𝐧𝐧𝐞𝐜𝐭𝐢𝐞 te faciliteren. Hoe maak je de brug van werk naar privé? En wat met gesprekken of situaties die ‘blijven hangen’?

#3 KEN JE TECHNO-STRESSOREN

Technostress is een containerbegrip dat vele ladingen dekt. De twee meest genoemde stressoren zijn 𝐭𝐞𝐜𝐡𝐧𝐨-𝐨𝐯𝐞𝐫𝐥𝐨𝐚𝐝 (een teveel aan communicatiekanalen en de bijhorende onzekerheid over hoe snel hierop te reageren) en 𝐭𝐞𝐜𝐡𝐧𝐨-𝐢𝐧𝐯𝐚𝐬𝐢𝐨𝐧 (de werksfeer die door technologie de privésfeer binnendringt). Beide stressoren vragen een andere copingstrategie, waarin communicatie en afspraken rond communicatiekanalen, reactietijd en werkuren centraal staan.

MAAK HET RECHT OP DECONNECTIE CONCREET!

Als werkgever is het dus je taak om duidelijke afspraken uit te tekenen over communicatie en het recht om offline te zijn. Liefst niet omdat het moet, maar wel omdat zowel het bedrijf als de werknemers er wel bij varen. Digitaal welzijn vermindert stress en verhoogt net de productiviteit. Een win-win van jewelste. Ga er dus onmiddellijk mee aan de slag, voordat je afgeleid wordt door de eerstvolgende notificatie.

Kan je hulp gebruiken om het abstracte ‘recht op deconnectie’ verder te vertalen naar de praktijk en in te voeren bij jouw bedrijf? Neem gerust contact op voor meer informatie, opleiding, tools en concrete tips – online of offline, aan jou de keuze.

ONZE EVENTS

EXPEDITIE ROBINSON

DEBUNKING WELLBEING MYTHS

HOE KUNNEN WIJ HELPEN?

VOORBIJ DE DIGITALE DETOX

In deze keynote gaan we aan de slag met concrete technieken die ervoor zorgen dat jouw team(s) nodige vaardigheden en afspraken hebben om efficiënter te (de)connecteren…

BOUW AAN HYBRIDE TEAMS

In deze leadership session ga je aan de hand van het hybrid framework© aan de slag om de ‘new way of working’ te bouwen rond de verwachtingen en mogelijkheden binnen jouw team.

ONTKOPPELEN VOOR MEER FOCUS

Tijdens deze opleiding ontdekken we de 3 vormen van deconnectie die je helpen om je te concentreren (tijdens het werk) en je mentaal los te koppelen van het werk (buiten het werk).

Benieuwd naar meer science geek nieuws?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Keep
In Touch
Categorieën
Wellbeing

De juiste OOO doet wonderen. Een voorzet nodig?

DE JUISTE OUT-OF-OFFICE DOET WONDEREN

EEN VOORZET NODIG?

Door een teveel aan ovenhapjes en/of kroketten, lig ik momenteel te bekomen in de zetel.

Laat tijdens je vakantie je werk eens écht voor wat het is. Connecteer tijdens de feestdagen liever met je familie en vrienden, in plaats van met Teams of Zoom.

Een van dé sleutels daarvoor, is een goede OOO boodschap. Deconnecteren gaat nu eenmaal makkelijker, wetende dat alles duidelijk is voor je contacten.  Maar wat is nu een goed out of office bericht? Hieronder geven we enkele tips over wat je best vermeldt én geven we je alvast enkele voorbeelden. Gebruik ze gerust!

1. SCHRIJF WAAROM EN HOELANG JE WEG BENT

Geef in je out of office bericht aan waarom je er niet bent en hoe lang je afwezig zal zijn. Je moet natuurlijk niet al je vakantieplannen uit de doeken doen. “Ik ga me eerst volproppen met ovenhapjes bij mijn grootmoeder, daarna drinken we een glas te veel bij mijn schoonfamilie en we eindigen op de zetel met ‘The Sound of Music’” is misschien wat te veel van het goede. Laat ook weten hoelang je afwezig zal zijn. Zo weet je klant of collega perfect wanneer die een antwoord kan verwachten. Expectation management: check

Ik zou héél graag antwoorden op je bericht, maar tijdens de feestdagen connect ik liever met mijn vrienden en familie dan met het internet.

2. GEEF AAN WAT DE KLANT ONDERTUSSEN KAN DOEN

Soms willen of kunnen mensen niet wachten totdat jij terug bent. Geef aan met wie ze tijdens je afwezigheid contact kunnen opnemen. Probeer hierbij duidelijk en positief te zijn: “Collega X of de afdeling Y staan u graag bij met antwoorden en vragen tijdens mijn afwezigheid. Neem gerust contact op met [naam] op [telefoonnummer/emailadres] voor dringende vragen.” Probeer, als het kan, niet toe te geven aan de neiging om je persoonlijke telefoonnummer door te geven ‘in case of emergency’. Je collega’s kunnen noodgevallen meestal prima oplossen.

3. VOEG EEN VLEUGJE HUMOR TOE

Geef je out of office-reply een persoonlijk tintje! Noem de reden van je afwezigheid, deel je vakantiebestemming of voeg een grappige afsluiter toe. Doe wat jij geschikt acht voor jouw doelgroep en bedrijf. Laat je creativiteit de vrije loop en geef je out of office-reply een eigen touch! Scrol naar beneden voor wat ‘funny’ inspiratie.

Excuses, rond de kerstperiode gaat al mijn hersencapaciteit naar het onthouden van de namen van mijn voltallige schoonfamilie.

4. DECONNECTEER!

Als je echt even afstand wilt nemen van je mailbox, stel dan duidelijk in je automatische antwoord dat je je mails niet leest tijdens je vakantie. Zo geef je mensen een signaal dat je offline bent. Je hebt het recht om offline te zijn! Tegenwoordig kun je je mail overal lezen, maar voor ons brein is het beter om even écht afstand te nemen.

5. STEL JE OOO EEN DAG LANGER IN

Stel je out-of-office een dag langer in. Zo heb je een dag extra om bij te benen met wat je collega’s niet konden behandelen tijdens je afwezigheid. Op de dag van je ’terugkeer’ ben je dan al helemaal op de hoogte van alles!

ENKELE VOORBEELDEN

Wij geven je alvast een voorzet met enkele zinnetjes die je kan gebruiken. Van clientproof tot for internal eyes only (aan jou waar je de grens trekt!):

NEUTRALE OOO

Beste,
Ik ben van 24 december tot en met 2 januari met vakantie en kan mijn mails niet lezen. Tijdens mijn afwezigheid kunt u met alle vragen terecht bij mijn collega Katelijn Nijsmans op het nummer 0474/29.11.12.
Vriendelijke groeten,

 

FORMELE OOO

Geachte heer/mevrouw,
Dank u wel voor uw bericht. Van 24 december tot en met 2 januari kan ik u helaas niet verder helpen. Tot die tijd kunt u terecht bij mijn collega Katelijn Nijsmans op het nummer 0474/29.11.12. Indien uw vraag tot na 2 januari kan wachten, neem ik uiteraard graag persoonlijk contact met u op.
Nog een prettige dag. Met vriendelijke groet,

FUNNY OOO

Excuses, rond de kerstperiode gaat al mijn hersencapaciteit naar het onthouden van de namen van mijn voltallige schoonfamilie. “

” Door een teveel aan ovenhapjes en/of kroketten, lig ik momenteel te bekomen in de zetel. “

” Mijn laptop dient momenteel als Netflix-machine. Naar verwachting ben ik op XX/XX klaar met series bingen. “

” Sorry not sorry, de keuze tussen ovenhapjes en mijn mailbox checken is snel gemaakt. “

” Het slechte nieuws? Ik ben out of office. Het goede nieuws? Ik ben out of office. “

” Ik zit ongetwijfeld op mijn gsm of laptop op dit moment, maar ik ga je desalniettemin ongegeneerd negeren tot XX/XX. “

” Ik zou héél graag antwoorden op je bericht, maar tijdens de feestdagen connect ik liever met mijn vrienden en familie dan met het internet. “

” Noodgeval? Het nummer van de hulpdiensten is 112. “

” Ik ben momenteel out of office, je kan me bereiken door te wachten totdat ik terug ben. “

” Ik ben niet aan het werk. Is het écht belangrijk? Stuur me dan een tweet met #StopMetOntspannen. “

Vergeet niet dat het nemen van vakantie veel meer is dan het alleen leuk hebben. Uit onderzoek is gebleken dat je door jaarlijks op vakantie te gaan maar liefst een derde minder kans hebt op een burn-out, depressie of hart- en vaatziekte. Dit komt omdat je brein op tijd rust nodig heeft. Als je op vakantie gaat, is het belangrijk dat je helemaal ‘deconnecteert’ van je alledaagse routine.  Zo geef jij je brein de rust die het nodig heeft.

Meer weten over deconnecteren? Schrijf je hieronder in voor het webinar ‘Deconnect your (digital) brain’!

 

Happy HOLIDAYS!

ONZE EVENTS

Categorieën
Hybrid Working Wellbeing

Deconnect your Digital Brain

DECONNECT YOUR DIGITAL BRAIN

ARBEIDSDEAL ONDER DE LOEP

Je collega buiten de werkuren kunnen bereiken: soms komt het goed van pas. De keerzijde van de medaille is wel dat diezelfde collega van 9 tot 5 minder aandachtig werkt daardoor. Dan lijkt het ‘recht op deconnectie’ plots toch niet zo slecht voor je onderneming. Wat is eigenlijk het effect van digital overload op productiviteit, en hoe maak je van de nieuwe arbeidsdeal precies een win-win?

 

HET PROBLEEM: ONS BREIN

 

Je kent het wel: je zit net neer aan tafel wanneer je je scherm ziet oplichten. “Zeg, nog een kleine vraag over die presentatie van morgen: …” Je antwoordt vlug, maar wanneer je je gsm wil wegleggen, trekt het rode bolletje naast je mails je aandacht. Nog héél snel even piepen. En voor je het weet, heb je de helft van het gesprek gemist. Leg het nu maar uit!

 

We hebben allemáál al in afwachting gestaard naar ons scherm, wetende dat die vinkjes nu echt élk moment van kleur kunnen veranderen als de ander online is. Het gepingel van een binnenkomend bericht, een notificatie die over je scherm rolt: we kunnen er niet aan weerstaan. Het novelty seeking systeem van ons brein zorgt ervoor dat we actief op zoek gaan naar nieuwigheden, hoe klein ze ook zijn. Een geluid of een kleur is al genoeg om ons te triggeren. Dat systeem is ook de reden waarom we onze smartphone zo vaak vastpakken: gewoon al maar in de hoop op een nieuwe trigger. Niet zo productief, natuurlijk.

 

 

Het novelty seeking systeem werkt trouwens met beloningen, in de vorm van dopamine. Zo wordt het al snel verslavend om je mails of berichten te checken als er telkens iets nieuws te ontdekken valt. En wie via verschillende kanalen bestookt wordt met informatie of vragen, kan er simpelweg niet aan ontsnappen. Op de duur kunnen die beloningen zelfs omslaan in stress: de fameuze Fear Of Missing Out. 

Van overprikkeling tot concentratieproblemen (en de bijbehorende schaamte) of zelfs burn-out: de gevolgen van digital overload kunnen desastreus zijn voor werknemer én -gever.

Digital detox als antwoord op digital overload is het equivalent van je chauffage een paar graden lager zetten om te besparen op je energierekening: obvious, maar niet écht nuttig.

DIGITAL DETOX (ALLEEN) IS GEEN OPLOSSING

Als je dit allemaal leest, ben je al snel geneigd om te denken: goed, weg ermee! Digital detox dan maar? Dat is eerlijk gezegd net zo efficiënt als de ‘oplossing’ om je chauffage een paar graden lager te zetten zodat je kan besparen op je energierekening. Je bent er niet écht mee geholpen. We kunnen nu eenmaal niet meer zonder digitale communicatie. It’s here to stay.

 

Natuurlijk is het een goed idee om je smartphone soms gewoon weg te leggen (zeker voor het slapen), of om bewust minder doelloos te scrollen. Zo wordt je novelty seeking systeem niet continu getriggerd en ben je minder ‘in de ban’ van je schermen. Bewustwording hierover op de werkvloer is een goede start, maar laat je acties daar vooral niet stoppen.

Voorbeeld communicatiematrix

De échte oplossing: goede afspraken

Ons brein zit nu eenmaal op een bepaalde manier in elkaar. Dat kunnen we niet veranderen. Het is aan de werkgever om iets anders te voorzien waar het brein van houdt: duidelijkheid. Heel concreet vertaalt zich dat naar, onder andere, afspraken over wanneer en hoe je welke communicatiekanalen gebruikt. Anders lijkt alles even belangrijk en dringend.

 

Maak bijvoorbeeld samen met je team een communicatiematrix waarop je zowel de online als offline communicatiemiddelen mapt volgens dringendheid en belangrijkheid. Wanneer iedereen deze matrix kent, neemt dit al een pak FOMO en stress weg. Want dan is het meteen duidelijk of iemand al dan niet (snel) moet antwoorden op een bericht.

Ruil FOMO in voor JOMO: the joy of missing out.

Een andere afspraak kan zijn om bepaalde afkortingen in subjectlines van e-mails te gebruiken. FYI (for your information) ken je waarschijnlijk al: handig om informatie door te spelen, zonder dat er een antwoord verwacht wordt. FYA (for your answer) maakt dan weer meteen het omgekeerde duidelijk. Een super korte boodschap via mail sluit je idealiter af met (EOM): end of message. Zo hoeft de ontvanger de notificatie zelfs niet open te klikken, wat voorkomt dat het novelty seeking systeem verder getriggerd wordt.

Blijf je brein de baas

Digitale communicatie en technologie zijn niet de vijand. Ze vergemakkelijken ons leven net, zolang we er goed mee omgaan. Vergelijk het met een hond die je in huis neemt. In het begin gaat de hond eerder wandelen met jou. Pas wanneer je leert om goed om te gaan met je nieuwe gezinslid, ga jíj́ wandelen met de hond. En niet omgekeerd.

 

Als werkgever is het dus je taak om duidelijke afspraken uit te tekenen over communicatie en het recht om offline te zijn. Liefst niet omdat het moet, maar wel omdat zowel het bedrijf als de werknemers er wel bij varen. Digitaal welzijn vermindert stress en verhoogt net de productiviteit. Een win-win van jewelste. Ga er dus onmiddellijk mee aan de slag, voordat je afgeleid wordt door de eerstvolgende notificatie.

 

Kan je hulp gebruiken om het abstracte ‘recht op deconnectie’ verder te vertalen naar de praktijk en in te voeren bij jouw bedrijf? Neem gerust contact op voor meer informatie, opleiding, tools en concrete tips – online of offline, aan jou de keuze.

 

ONZE EVENTS

HOE KUNNEN WIJ HELPEN?

VOORBIJ DE DIGITALE DETOX

In deze keynote gaan we aan de slag met concrete technieken die ervoor zorgen dat jouw team(s) nodige vaardigheden en afspraken hebben om efficiënter te (de)connecteren…

BOUW AAN HYBRIDE TEAMS

In deze leadership session ga je aan de hand van het hybrid framework© aan de slag om de ‘new way of working’ te bouwen rond de verwachtingen …

SLEUTEL AAN JOUW  DRIJFVEREN

In deze sessie krijg je een professioneel kompas, een methode die je kan gebruiken om hybrid habits te creëren die voor jou werken …

Benieuwd naar meer science geek nieuws?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Categorieën
Wellbeing

Met deze 4 vragen maak je welzijn bespreekbaar in je team

MET DEZE VIER VRAGEN MAAK JE WELZIJN BESPREEKBAAR IN JOUW TEAM

CONCRETE TIPS

“En, hoe gaat het met je?” We vragen het soms met de beste bedoelingen aan onze collega’s, maar laat ons eerlijk zijn: vaak ook uit gewoonte. Het is een beetje een luie vraag, want je kent al op voorhand het antwoord: “Goed, en met jou?” Dat kan beter. Wil je weten hoe het écht met je team gaat, dan stel je beter andere vragen. Goed nieuws: wij hebben voor jou al uitgedokterd welke dat dan precies zijn.

Op een brede vraag krijg je vaak een antwoord met een brede omweg naar de waarheid.

DE SPELBREKER: VERMIJD SOCIALE WENSELIJKHEID

Eerst nog een klein woordje over waarom de typische ‘hoe gaat het met je’ niet werkt. Heel die uitwisseling (“Goed, en met jou?” – “Ook goed.”) is eerder een ritueel, waarbij de antwoorden al op voorhand bepaald zijn. En mensen wijken over het algemeen niet graag af van de norm. Je gesprekspartner heeft niet echt het gevoel dat die iets anders kán zeggen dan ‘goed’. En dus krijg je geen oprecht, maar een nietszeggend standaard antwoord.

 

Als je vraagt hoe het met iemand gaat, dan is het ook niet duidelijk wat je nu precies bedoelt. In het algemeen, enkel op het werk, of ook privé? Deze week, vandaag, op dit moment? Daarnaast gooit sociale wenselijkheid roet in het eten. We vertellen niet graag dat het wat moeilijker gaat, of als we ergens mee zitten. En op de werkvloer vrezen mensen soms dat ze slecht scoren bij hun werkgever als ze hun hart luchten. Of dat ze dan zwak overkomen. Onterecht, natuurlijk.

STEL CONCRETE VRAGEN

De oplossing: vraag heel concreet naar specifieke aspecten van mentaal welzijn. Zo voorkom je vage antwoorden waar je toch niet wijzer uit wordt. Wil je weten hoe je team zich écht voelt, dan vraag je beter gericht naar de verschillende dimensies van welzijn: tevredenheid, plezier, engagement en zinvolheid. Laat ons het hier even toepassen. Voor elke dimensie geven we alvast de voorzet met één concrete vraag.

01. WAT VOND JE LEUK OF NET MINDER LEUK DEZE WEEK?

Hierop ligt doorgaans de focus als het om mentaal welzijn gaat: vinden we het allemaal (nog) leuk? Plezier is ook vaak een quick fix: snel een teamuitje of een feestje regelen om de sfeer te verbeteren. Maar vraag liever eens expliciet naar wat (voor werk) je medewerkers plezierig vinden. Wie weet is een bepaalde taak wel een energievreter voor de ene, maar een energiegever voor de andere. Zo zorg je voor duurzaam plezier op het werk, voor het hele team.

02. WELKE TAKEN ZIJN JOUW ECHT OP HET LIJF GESCHREVEN?

Hiermee pols je naar het engagement van de andere. Hoe meer die het gevoel heeft dat die zijn talent kan maximaliseren, hoe hoger het engagement. Logisch: voor wat hoort wat. Bespeur je teleurstelling in het antwoord op deze vraag? Vraag je dan af hoe jij kan helpen bij de jobcrafting van je teamgenoot. Zo draag je bij aan diens mentaal welzijn, wat zich dan weer vertaalt in extra motivatie. Iedereen wint!

03. WAAR LIG JE WAKKER VAN?

Of je genoeg vertrouwen en waardering krijgt van je leidinggevende of je work-life balans niet te scheef zit… Er zijn heel wat zaken waarvan medewerkers misschien wel wakker liggen. En ze zeggen allemaal iets over de tevredenheid over hun werk. Durf er dus ook gewoon naar te vragen. Want wat je niet weet, kan je niet aanpakken.

04. WANNEER HEB JE VOOR HET LAATST HET GEVOEL GEHAD ECHT ERGENS AAN BIJ TE DRAGEN MET JE WERK?

Met deze vraag pols je naar de zinvolheid van werk, de purpose die je medewerkers (al dan niet) voelen. Mooi meegenomen als je teamleden dit überhaupt ervaren, want het is de minst evidente dimensie van de vier. Het gaat om het gevoel dat je bijdraagt aan een groter geheel. Sommigen halen die zinvolheid ook simpelweg uit het feit dat ze deel uitmaken van een team. Hoe zit dat bij jouw collega’s? Vraag ernaar, en je hebt een concreet vertrekpunt.

HULP NODIG?

Met deze 4 vragen beschik je alvast over enkele handvaten om te polsen naar het wellbeing van je team. Als je nood hebt aan wat meer begeleiding en een echte houvast, dan is er onze ‘Teamwork in 4D’ toolbox. Daarin zitten onder andere prep-talk video’s voor de leidinggevende en een fysieke card deck met oefeningen. Als follow-up krijg je geregeld nog kleine learning snacks.

Benieuwd naar meer science geek nieuws?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

ONZE EVENTS