Vijf sleutelmomenten om werkdruk te managen

Moeilijke maar noodzakelijke gesprekken

Ongeveer 1 op de 3 werknemers in Vlaanderen ervaart een hoge werkdruk. Hebben die mensen dan ook écht te veel werk, of hoe zit dat juist? En wanneer grijp je best in als leidinggevende om alles (terug) in goede banen te laten verlopen voor je team? Wij scheppen klaarheid en overlopen vijf sleutelmomenten voor een constructief gesprek.

Werkdruk is niet louter objectief

Op elke werkvloer is er een zekere mate van druk. Mensen moeten nu eenmaal een bepaald aantal taken voltooien binnen een bepaalde tijdspanne. Als dat niet naar behoren en/of binnen de opgegeven deadlines lukt, dan is de werkdruk te hoog. Maar er zit ook meer achter.


Iemand kan objectief gezien niet zo veel werk hebben, maar door omstandigheden toch veel druk ervaren. Bijvoorbeeld omdat de verwachtingen onduidelijk zijn, de taken niet aansluiten bij iemands ervaring of opleidingsniveau, of omdat de persoon in kwestie een perfectionist is. Werkdruk is dus heel individueel verschillend.

Van werkdruk naar werkstress

Een zekere druk is trouwens niet problematisch. Mensen krijgen net energie van het onder controle krijgen van uitdagende situaties – zolang ze behapbaar zijn. Maar als die druk te lang aanhoudt, dan helt deze over naar werkstress. Dat heeft dan weer een impact op de teamsfeer, misschien zelfs op de organisatie, maar natuurlijk ook op de medewerkers zelf.

Mensen hun prestaties gaan erop achteruit bij aanhoudende werkdruk en stress. Ze beginnen te twijfelen aan zichzelf en hun competenties. Op lange termijn bestaat de kans dat ze door deze situatie uitvallen. Voorkomen is dus, zoals altijd, beter dan genezen.

Als leidinggevende is het belangrijk om regelmatig het gesprek aan te gaan over werkdruk en stress. En die gesprekken zien er anders uit naargelang het moment. Iets preventief bespreekbaar maken, doe je op een heel andere manier dan wanneer er effectief werkstress is.

Sleutelrol van de leidinggevende(n)

Om werkdruk in de kiem te smoren, heb je dus iemand nodig die zicht heeft op ieders workload én die begrijpt hoe stress zich uit bij de verschillende teamleden. Want ja, ook dat is hoogst individueel. De ene wordt wat meer opvliegend onder druk, de andere hoor je ineens veel minder.


Gelukkig kent een leidinggevende zijn team als geen ander. Toch is het belangrijk om regelmatig het gesprek aan te gaan, net omdat het gaat over zeer individuele zaken. En die gesprekken zien er uiteraard anders uit naargelang het moment. Iets preventief bespreekbaar maken, doe je op een heel andere manier dan wanneer er effectief werkstress is.

Kans voor groei en ontwikkeling

Klinkt dat als een hele uitdaging? We gaan niet liegen, het ís niet evident om zulke gesprekken te voeren. Maar bij How’s Work benadrukken we liever dat verzuim en werkhervatting ook kansen biedt voor groei en ontwikkeling. Op zulke momenten kan je de gezondheid, tevredenheid en het engagement van je medewerker(s) bevorderen.


Wij onderscheiden de volgende vijf sleutelmomenten waarop een leidinggevende best een gesprek aangaat om de werkbeleving (opnieuw) te optimaliseren:

sleutelmoment 1: werkdruk voorkomen

Preventief maak je best afspraken over de balans tussen werk en privé, en probeer je mensen taken te geven die het beste aansluiten bij hun talenten. Pols bij het teamoverleg steeds naar ieders behoeften, verwachtingen en zorgen. Misschien zijn er wel digitale tools die zaken kunnen automatiseren? Of AI kan het werk verlichten waar mogelijk (en wenselijk).

Verzuim en werkhervatting ook kansen biedt voor groei en ontwikkeling. Op zulke momenten kan je de gezondheid, tevredenheid en het engagement van je medewerker(s) bevorderen.

sleutelmoment 2: werkdruk bespreken

Merk je dat iemand regelmatig pauzes overslaat, meer fouten maakt, wat meer geïrriteerd is? Als leidinggevende is het je taak om dit snel in de gaten te hebben, want een ‘open door policy’ of ‘vraaggestuurd leiderschap’ werkt simpelweg niet.


En ook al is het misschien een natuurlijke reflex, neem niet zomaar zaken uit handen als een medewerker zegt dat die het druk heeft – zo ondermijn je hun autonomie. Ga liever in gesprek over de oorzaken en breng samen mogelijke oplossingen in kaart. Zo zet je mensen in de driver’s seat, waardoor ze weer energie krijgen.

sleutelmoment 3: werkSTRESS bespreKEN

We gaven het eerder al aan: stress kan zich bij iedereen anders uiten. Maak proactief de signalen bespreekbaar, zodat je ze makkelijker kan (h)erkennen en sneller actie kan ondernemen als dat nodig is. Zo voorkom je een kantelpunt, want uit onderzoek weten we dat hoe langer je hiermee wacht, hoe moeilijker het tij te keren is.

sleutelmoment 4: Begeleiding bij burn-out

In het slechtste geval krijgt iemand in je team een burn-out. Dat is trouwens zeker niet altijd het gevolg van een te hoge werkdruk. Wat de oorzaak ook is, let in elk geval op met goedbedoelde vragen zoals “Waarom heb je mij niet gezegd dat het niet meer ging?” (zie ook punt 2). Zo bestendig je net het stigma rond stress en burn-out.

 

Maak duidelijk dat je bezorgd en betrokken bent, maar probeer vooral te luisteren en te ondersteunen. Stem het contact tijdens de werkonderbreking af op de persoonlijke nood van de medewerker – de gesprekken mogen vooral geen extra druk betekenen.


Geen makkelijke opdracht, net omdat je dit soort gesprekken niet vaak voert. Organisaties voorzien hiervoor dus best een leidraad, zodat leidinggevenden over de nodige handvaten beschikken om dit zo goed mogelijk te laten verlopen.

Ga liever niet enkel reactief te werk, maar ook preventief en proactief. Dat veronderstelt natuurlijk dat leidinggevenden het juiste gesprek kunnen voeren op het juiste moment.

sleutelmoment 5: Begeleiding bij werkhervatting

Wanneer iemand terug aan de slag gaat na een langere afwezigheid, wees dan positief en stel de medewerker meteen gerust: “We zijn blij dat je terug bent. Weet dat je altijd bij mij terecht kan, en dat we de tijd nemen die nodig is om terug in je ritme te komen.”


Vermijd druk, en ga iemands burn-out vooral niet bagatelliseren. Een uitspraak als “Misschien moet je gewoon wat meer ontspannen” komt ongevoelig en beschuldigend over. Bereid jezelf als leidinggevende dus liefst goed voor op wat je best zegt (en wat niet) voor een vlotte re-integratie.

Het belang van tijdig ingrijpen

Het is vaak lastig voor organisaties om inzicht te krijgen in wat werkdruk en -stress precies betekenen op de werkvloer. Vaak wordt het pas concreet als er zich problemen voordoen en de gevolgen zichtbaar worden door verloop, burn-out, absenteïsme of moeizame rekrutering.

 

Ga liever niet enkel reactief te werk, maar ook preventief en proactief. Dat veronderstelt natuurlijk dat leidinggevenden het juiste gesprek kunnen voeren op het juiste moment. En dat is niet evident, want het gaat tenslotte om gevoelige en persoonlijke zaken.

Wil je je medewerkers meer veerkracht geven en/of je leidinggevenden hierin ondersteunen? Afhankelijk van jullie noden en de beschikbare tijd, denken wij met je mee. We hebben verder verschillende leerinterventies en oplossingen die we aanpassen naar jouw doelstellingen en uitdagingen. Onze werkdruk toolbox biedt bijvoorbeeld onmiddellijk hulp. Of ga voor een van onze keynotes, workshops of leadership sessions over werkdruk om wat meer in de diepte te gaan. Zo zetten we samen druk en stress om naar kansen voor groei en ontwikkeling.

ONZE EVENTS

UP TO DATE BLIJVEN ROND DEZE THEMA'S?

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Keep
In Touch