How to: singletasken
(SPOILER: HET IS NIET GEWOON JE NOTIFICATIES UITZETTEN)
Ondanks dat we het niet écht kunnen, vinden we het stiekem toch ook leuk: multitasken. Wat gebeurt er eigenlijk in ons brein wanneer we continu wisselen tussen taken? En wat kan je doen aan de versplinterde focus waarmee dat helaas ook gepaard gaat? Alvast één spoiler: de grootste afleiding komt vaak van binnenuit.
Wat is single- en multitasken precies?
Laat ons meteen de grootste mythe aanpakken. In de betekenis van ‘verschillende taken tegelijk uitvoeren’, bestaat multitasken niet. Het is eerder de vaardigheid om continu tussen taken te wisselen. Bij singletasken concentreer je je volledig op één taak of activiteit, en je maakt die af voordat je aan iets anders begint.
Als je gefocust aan het werk bent en je wordt afgeleid, dan komt je brein in een spagaat terecht. Eén deel is bezig met je taak, het andere deel is bezig met de afleiding. Een deel van je aandacht raak je zo dus kwijt, waardoor je snelheid verliest en de kans op fouten vergroot. En, belangrijk om te weten: niet de duur van de onderbreking telt, wel het aantal keer dat je onderbroken wordt.
Afleidingen slorpen energie en tijd op
Wist je dat kenniswerkers gemiddeld 15 keer per uur onderbroken worden? En dat elke onderbreking 15 tot 24 procent meer tijd toevoegt aan het afwerken van een taak – afhankelijk van de complexiteit? Zelfs bij een voorzichtige schatting van 15 procent is dat een gemiddelde van drie volle werkdagen per maand die zo verloren gaan. En dan hebben we het nog niet gehad over de impact op ons stressniveau.
Bij elke afleiding (een berichtje, e-mail, de deurbel, …) komt er adrenaline en cortisol vrij. Daardoor zijn we alert en kunnen we snel reageren, maar de keerzijde van de medaille is dat deze stoffen ook stress veroorzaken. Bij continue afleidingen kom je in een soort ‘waakstand’ waarbij je niet meer kan ontspannen. Daarom is het recht op deconnectie zo belangrijk..
Kenniswerkers worden gemiddeld 15 keer per uur onderbroken: ongeveer elke vier minuten of drie volle werkdagen per maand.
Techno-vigilance als grote boosdoener
Je wordt om de oren geslagen met tips als ‘schakel je notificaties uit’ of ‘sluit je mailbox af en toe’. Dit kan zeker helpen om afleidingen te vermijden, maar daar stopt het niet bij. Vaak voelen mensen alsnog de neiging om digitale communicatiekanalen ‘vlug te checken’. Je zou maar eens iets moeten missen. Deze waakzaamheid om elk bericht gespot te hebben, wordt techno-vigilance genoemd.
De afleiding komt op dat moment niet van buitenaf, door een pop-up of een geluidje, maar van binnenuit. Vanuit een mentale onrust, vaak veroorzaakt door een gebrek aan duidelijke afspraken.
Die techno-vigilance bezorgt mensen onnodige stress en maakt het singletasken onmogelijk doordat je continu afgeleid bent. FOMO of de angst om iets te missen, doet daar nog een schepje bovenop.
Thuiswerkers ervaren bovendien ook nog eens de nood om te tonen dat ze ‘aan het werk zijn’, waardoor ze proberen om zo snel mogelijk te reageren. Maar dat ondermijnt volledig de flow én de kwaliteit van je werk. Zorg dus voor heldere verwachtingen binnen je team – bijvoorbeeld: binnen 24 uur op mails reageren – zodat iedereen de ruimte heeft om gefocust te werken.
Thuiswerkers proberen vaak zo snel mogelijk te reageren op berichten om te tonen dat ze ‘aan het werk zijn’, maar zo ondermijnen ze de kwaliteit van hun werk.
Introduceer singletasking in je team
Intussen heb je begrepen dat multitasking je focus versplintert en dat élke afleiding nefast is voor je aandacht. Klaar om in de diepte te gaan? Plan dan focustijd in, zodat je kan singletasken.
Makkelijker gezegd dan gedaan, denk je nu misschien. Dat klopt: vaak komen er toch nog zaken tussen. Daarom is het belangrijk om goede afspraken te maken met je team en leidinggevenden. Denk maar aan:
- Hoe geef ik mijn focustijd aan in mijn agenda?
- Hoe maak ik output zichtbaar?
- Welke kanalen blijven wel nog open staan?
- Wat is een acceptabele reageertijd?
Zo laat je je gedachten minder afdwalen
Je herkent misschien ook wel het volgende: terwijl je bezig bent met project A, krijg je een aha-erlebnis over project B, ineens schiet er je een to do te binnen voor nog iets anders, enzovoort. Techno-vigilance is dus zeker niet de enige ‘interne afleider’: je gedachtenstroom en bepaalde triggers kunnen je ook uit je focus halen.
Wil je je beter kunnen concentreren? Uit onderzoek blijkt dat je dan beter taakwisselingen minimaliseert. Hoe minder je hoeft te wisselen, hoe beter je focus. Een typische valkuil is dat taken worden gebundeld op projectbasis, terwijl het efficiënter is om ze te bundelen op basis van hersenactiviteit. Bijvoorbeeld: schrijven doe je in de vroege ochtend, meetings houd je tussen 14u en 16u, bellen doe je vlak na je pauze, …
Elke keer we switchen tussen taken komt er dopamine vrij. We zijn letterlijk verslaafd aan nieuwe prikkels.
VOELT HET ALS AFKICKEN? DAT IS HET OOK!
Wanneer je deze tips voor het eerst toepast, lukt het misschien moeilijk. Je krijgt minder de rush die het ‘hoppen’ van taak naar taak met zich meebrengt. Dat illustreert dan ook het probleem: ons brein is verslaafd aan nieuwe prikkels. Elke keer we switchen tussen taken komt er dopamine vrij, waardoor we ons goed voelen.
Daarom is het (in het begin) zo moeilijk om de manier waarop je werkt te veranderen. Het is letterlijk afkicken. Je moet je hersenen er echt op trainen. Maar de beloning is op de lange termijn des te groter, want voor de meeste kenniswerkers is een goede focus de voorwaarde voor een geslaagde dag. Je bent minder moe, krijgt meer gedaan en je ervaart minder stress.
Daarom is het (in het begin) zo moeilijk om de manier waarop je werkt te veranderen. Het is letterlijk afkicken. Je moet je hersenen er echt op trainen. Maar de beloning is op de lange termijn des te groter, want voor de meeste kenniswerkers is een goede focus de voorwaarde voor een geslaagde dag. Je bent minder moe, krijgt meer gedaan en je ervaart minder stress.
Wat je zeker moet onthouden
Je kan niet elke afleiding vermijden, en de oplossing is ook niet (per se) om je workload te verminderen. Want ook als we niets aan het doen zijn, komen er even goed gedachten op die ons kunnen afleiden. Vaak komt de grootste afleiding zelfs van binnenuit, omwille van FOMO of verwachtingen die je jezelf oplegt bijvoorbeeld.
Met singletasking, het minimaliseren van taakwisselingen en het voorkomen van technostress zet je sowieso stappen in de goede richting om de focus binnen je team te herwinnen. Word je toch een keer onderbroken? Doe het dan in stijl en maak het voor je brein zo makkelijk mogelijk om opnieuw te focussen:
- Op het moment van de afleiding: kribbel neer waarmee je bezig was in één woord.
- Na de afleiding: neem een minuutje om hetgeen waarmee je bezig was vanop een afstand te bekijken voordat je er helemaal terug in duikt. Dat geeft je brein wat meer context en bespaart je dus tijd om er terug in te komen.
Happy focusing!
