DE JUISTE OUT-OF-OFFICE DOET WONDEREN

EEN VOORZET NODIG?

Door een teveel aan ovenhapjes en/of kroketten, lig ik momenteel te bekomen in de zetel.

Laat tijdens je vakantie je werk eens écht voor wat het is. Connecteer tijdens de feestdagen liever met je familie en vrienden, in plaats van met Teams of Zoom.

Een van dé sleutels daarvoor, is een goede OOO boodschap. Deconnecteren gaat nu eenmaal makkelijker, wetende dat alles duidelijk is voor je contacten.  Maar wat is nu een goed out of office bericht? Hieronder geven we enkele tips over wat je best vermeldt én geven we je alvast enkele voorbeelden. Gebruik ze gerust!

1. SCHRIJF WAAROM EN HOELANG JE WEG BENT

Geef in je out of office bericht aan waarom je er niet bent en hoe lang je afwezig zal zijn. Je moet natuurlijk niet al je vakantieplannen uit de doeken doen. “Ik ga me eerst volproppen met ovenhapjes bij mijn grootmoeder, daarna drinken we een glas te veel bij mijn schoonfamilie en we eindigen op de zetel met ‘The Sound of Music’” is misschien wat te veel van het goede. Laat ook weten hoelang je afwezig zal zijn. Zo weet je klant of collega perfect wanneer die een antwoord kan verwachten. Expectation management: check

Ik zou héél graag antwoorden op je bericht, maar tijdens de feestdagen connect ik liever met mijn vrienden en familie dan met het internet.

2. GEEF AAN WAT DE KLANT ONDERTUSSEN KAN DOEN

Soms willen of kunnen mensen niet wachten totdat jij terug bent. Geef aan met wie ze tijdens je afwezigheid contact kunnen opnemen. Probeer hierbij duidelijk en positief te zijn: “Collega X of de afdeling Y staan u graag bij met antwoorden en vragen tijdens mijn afwezigheid. Neem gerust contact op met [naam] op [telefoonnummer/emailadres] voor dringende vragen.” Probeer, als het kan, niet toe te geven aan de neiging om je persoonlijke telefoonnummer door te geven ‘in case of emergency’. Je collega’s kunnen noodgevallen meestal prima oplossen.

3. VOEG EEN VLEUGJE HUMOR TOE

Geef je out of office-reply een persoonlijk tintje! Noem de reden van je afwezigheid, deel je vakantiebestemming of voeg een grappige afsluiter toe. Doe wat jij geschikt acht voor jouw doelgroep en bedrijf. Laat je creativiteit de vrije loop en geef je out of office-reply een eigen touch! Scrol naar beneden voor wat ‘funny’ inspiratie.

Excuses, rond de kerstperiode gaat al mijn hersencapaciteit naar het onthouden van de namen van mijn voltallige schoonfamilie.

4. DECONNECTEER!

Als je echt even afstand wilt nemen van je mailbox, stel dan duidelijk in je automatische antwoord dat je je mails niet leest tijdens je vakantie. Zo geef je mensen een signaal dat je offline bent. Je hebt het recht om offline te zijn! Tegenwoordig kun je je mail overal lezen, maar voor ons brein is het beter om even écht afstand te nemen.

5. STEL JE OOO EEN DAG LANGER IN

Stel je out-of-office een dag langer in. Zo heb je een dag extra om bij te benen met wat je collega’s niet konden behandelen tijdens je afwezigheid. Op de dag van je ’terugkeer’ ben je dan al helemaal op de hoogte van alles!

ENKELE VOORBEELDEN

Wij geven je alvast een voorzet met enkele zinnetjes die je kan gebruiken. Van clientproof tot for internal eyes only (aan jou waar je de grens trekt!):

NEUTRALE OOO

Beste,
Ik ben van 24 december tot en met 2 januari met vakantie en kan mijn mails niet lezen. Tijdens mijn afwezigheid kunt u met alle vragen terecht bij mijn collega Katelijn Nijsmans op het nummer 0474/29.11.12.
Vriendelijke groeten,

 

FORMELE OOO

Geachte heer/mevrouw,
Dank u wel voor uw bericht. Van 24 december tot en met 2 januari kan ik u helaas niet verder helpen. Tot die tijd kunt u terecht bij mijn collega Katelijn Nijsmans op het nummer 0474/29.11.12. Indien uw vraag tot na 2 januari kan wachten, neem ik uiteraard graag persoonlijk contact met u op.
Nog een prettige dag. Met vriendelijke groet,

FUNNY OOO

Excuses, rond de kerstperiode gaat al mijn hersencapaciteit naar het onthouden van de namen van mijn voltallige schoonfamilie. “

” Door een teveel aan ovenhapjes en/of kroketten, lig ik momenteel te bekomen in de zetel. “

” Mijn laptop dient momenteel als Netflix-machine. Naar verwachting ben ik op XX/XX klaar met series bingen. “

” Sorry not sorry, de keuze tussen ovenhapjes en mijn mailbox checken is snel gemaakt. “

” Het slechte nieuws? Ik ben out of office. Het goede nieuws? Ik ben out of office. “

” Ik zit ongetwijfeld op mijn gsm of laptop op dit moment, maar ik ga je desalniettemin ongegeneerd negeren tot XX/XX. “

” Ik zou héél graag antwoorden op je bericht, maar tijdens de feestdagen connect ik liever met mijn vrienden en familie dan met het internet. “

” Noodgeval? Het nummer van de hulpdiensten is 112. “

” Ik ben momenteel out of office, je kan me bereiken door te wachten totdat ik terug ben. “

” Ik ben niet aan het werk. Is het écht belangrijk? Stuur me dan een tweet met #StopMetOntspannen. “

Vergeet niet dat het nemen van vakantie veel meer is dan het alleen leuk hebben. Uit onderzoek is gebleken dat je door jaarlijks op vakantie te gaan maar liefst een derde minder kans hebt op een burn-out, depressie of hart- en vaatziekte. Dit komt omdat je brein op tijd rust nodig heeft. Als je op vakantie gaat, is het belangrijk dat je helemaal ‘deconnecteert’ van je alledaagse routine.  Zo geef jij je brein de rust die het nodig heeft.

Meer weten over deconnecteren? Schrijf je hieronder in voor het webinar ‘Deconnect your (digital) brain’!

 

Happy HOLIDAYS!

ONZE EVENTS

VOORBIJ DE DIGITALE DETOX

Keep
In Touch