Menu
Het verplichte 4 dagen thuiswerken zit er bijna op. Die verplichting verandert in een aanbeveling. Terwijl sommigen onder ons te kampen hebben met het ‘grotsyndroom’ en liever niet meer buiten komen, zeggen anderen hun thuiskantoor met plezier adieu! Mensen hebben verschillende voorkeuren als het aankomt op hybride werken. Hoe kan je als leidinggevende rekening houden met de individuele voorkeuren van je team zonder de samenwerking in gevaar te brengen? Moeten we mensen zelf laten kiezen hoe vaak ze naar kantoor komen?
Een kantoor heeft altijd al verschillende functies gehad; samenwerken, klanten ontmoeten, leren, netwerken, informatie uitwisselen, etc. Dat is niet veranderd ‘na’ corona. De vraag is nu alleen of deze zaken op kantoor moeten gebeuren of van thuis uit. Een medewerker verplichten om zijn focustaken op kantoor te doen terwijl hij zich thuis beter concentreert, is misschien wat vreemd. En iemand uit kantoor weren omdat ze al haar kantoordagen al heeft opgebruikt, klinkt toch ook te gek voor woorden. Aha! Mensen dan toch maar zelf laten kiezen wanneer ze naar kantoor komen? Nee! Tenminste toch niet wanneer onze resultaten afhangen van hoe wij als team samenwerken. En laat net dat nu voor bijna elke kenniswerker het geval zijn.
Sommige organisaties gaan ervan uit dat mensen het efficiëntst werken wanneer je ze zelf laat kiezen wanneer ze op afstand werken en wanneer ze op kantoor komen (mits enkele minima). Op die manier toon je toch dat je je medewerkers vertrouwt? En wie beter dan zij zelf kunnen uitmaken wat het best werkt? Klinkt logisch! Dit kan misschien werken in organisaties waar een bepaald resultaat volledig afhankelijk is van die ene persoon. Maar wanneer we als team moeten samenwerken om resultaat te behalen, loop je het risico dat teamleden elkaar mislopen, dat frustraties beginnen opborrelen en dat de connectie verloren gaat. Met andere woorden; het geheel is meer dan de som der delen.
De mate waarin een online verbinding een fysieke verbinding vervangt, kan binnen één team sterk verschillen. Dit hangt onder andere af van de leeftijd van de teamleden, de taak voor handen, de thuissituatie, de baan zelf, noem maar op.
En net omdat mensen binnen je team verschillende voorkeuren hebben over het hybride werken, moet de vraag niet zijn “Hoe vaak wil je naar kantoor komen?”, maar eerder “wat vinden we dat er op kantoor moet gebeuren zodat ons team zo goed mogelijk kan draaien?”.
Pas wanneer we ons als team die vraag hebben gesteld, kunnen we afspraken maken over het ‘wie-wat-wanneer’ van hybride werken. Bovendien kunnen we ook dan pas als groep de meerwaarde zien van bepaalde afspraken.
In het boek ‘the corporate brain’ bespreekt K. Wawoe 6 functies van hét kantoor. Om ervoor te zorgen dat jouw team efficiënt samenwerkt met voldoende ruimte voor verbondenheid en groei is het in eerste instantie cruciaal om afspraken te maken welke van deze functies cruciaal zijn voor het team en wanneer deze het meest efficiënt op afstand of op kantoor kunnen gebeuren. Hoe organiseer jij de 6 functies in je team?
01
Brainstormen, coachen en samen aan creatieve taken werken kan best op kantoor. Het gaat hier niet (per se) over de koffie die gedeeld wordt, maar over de kennis en de ideeën. Mensen willen groeien en leren van elkaar. En dat blijkt toch nog steeds best face-to-face te gebeuren. Hebben jullie een D-day waarop het hele team op kantoor is?
02
Collega’s die al een tijdje samenwerken, zijn dat best goed blijven doen online. Alleen gaven vele mensen aan dat de cirkel van collega’s steeds kleiner werd. Bovendien was het voor ‘jongere’ of nieuwe werknemers moeilijker om een netwerk op te bouwen. Connecteren (en conflicteren) doen we dan ook best in het echt.
03
Wawoe schrijft: “Een vijand van concentratie op het werk (en niet thuis) is niet fysiek lawaai, maar afleiding.” Het is belangrijk om afspraken te maken over welke kanalen wanneer worden gebruikt. Korte meetings waar er informatie wordt uitgewisseld kunnen zeker online. Terwijl vergaderingen met emotionele lading weer beter face-to-face worden georganiseerd.
04
Er zijn grote individuele verschillen tussen wie zich waar het best kan concentreren. De ene persoon heeft een ‘noise-canceling headphone’ nodig, de andere kan zich niet concentreren zonder ‘geroezemoes’ op de achtergrond. Concentreren kan dus zowel op kantoor als op afstand.’ Maak vooral afspraken over hoe dat gebeurt.
05
De meeste teams hebben direct contact met klanten of externen. Een kantoor kan een representatieve functie hebben als je klanten meteen de cultuur wil laten voelen. Aan de andere kant appreciëren ook klanten vaak de tijdsbesparing van de verplaatsing die wegvalt. Afhankelijk van het effect dat je wil sorteren, kan ook dit zowel op kantoor als online gebeuren.
06
Voldoende beweging was voor de pandemie al iets om aandacht aan te besteden, maar zeker wanneer we van thuis uit werken moeten we ons vaak nog bewuster zijn van het feit dat we voldoende bewegen. Cardio gebeurt daarom het best thuis als op kantoor. Wanneer plan jij het in?
Je ziet het. Het kantoor enkel een ontmoetingsplaats noemen, is misschien wat kort door de bocht. Het doel is niet alleen connecteren, maar ook leren, uitdagen, samenwerken, nieuwe ideeën opdoen, inspireren, …. Afhankelijk van jouw team zullen deze activiteiten anders vormgegeven worden. Maak afspraken en zet deze afspraken op papier of geef ze net zoals Wawoe weer in de vorm van een weekschema, zoals.
Door aan de hand van deze 6 C’s in gesprek te gaan met jouw team kan je het kantoor en de tijd thuis op zo’n manier benutten zodat het team zo goed mogelijk kan draaien; zowel naar efficiëntie als verbondenheid. Op die manier kan er net door het structureren ook ruimte worden geboden voor autonomie.
ONS AANBOD
In onze leeroplossingen pakken we de verschillende uitdagingen rond hybride werken waar zowel werknemers en leidinggevenden voor staan, aan. Het doel is steeds om medewerkers en teams beter te laten (samen)werken op afstand met oog op werkgeluk. En dat is niet alleen interessant voor de huidige workforce, maar ook voor het aantrekken van nieuw talent.
